Come elaborare un budget di documentario con professionalità

Un budget di documentario elaborato in modo professionale costituisce un elemento essenziale. Da qui poi si costruisce una proposta da presentare con buona credibilità a potenziali investitori.

Il finanziamento è qualcosa con cui ogni cineasta indipendente prima o poi deve confrontarsi. Il mondo dei documentari è molto competitivo al giorno d’oggi, quindi è bene che tu abbia un’idea chiara sui costi.

La carenza qualitativa di questo elemento porta rapidamente un interlocutore esperto a dedurne che si sia dei dilettanti, anche se armati di buone intenzioni.

Andiamo ora a capire l’importanza di un budget documentario

Perché è importante stabilire un budget di documentario ben fatto?

Un budget ben fatto rappresenta sia un rilevante fattore di self-confidence per chi lo propone, sia anche un motivo di fiducia in chi lo esamina che i propri soldi siano ben spesi. Questo processo maturativo a volte richiede che tu accumuli un po’ di esperienza nell’assistenza alla produzione presso terzi. Così facendo, sarai pronto a creare un convincente pacchetto di finanziamenti sostenuto da un budget solido e realistico. In questo modo, anche un budget che sostiene la realizzazione di un progetto valido pur sforando un po’ la cifra programmata dal potenziale investitore, potrebbe trovare accoglienza. Si realizza cosi un reciproco patto di fiducia.

Budget di documentario: cosa fare o evitare quando lavori sul budget

Ecco una lista di 10 elementi da considerare quando prepari una proposta di budget di documentario

1.  Scrivi una proposta di documentario

Scrivi una presentazione di 1-2 pagine che ti aiuti a focalizzare, a te stesso in primis, e poi all’ascoltatore, il chi, cosa, dove, quando e come del tuo piano di riprese. Crea un trailer (di massimo 10 minuti) da mostrare ai potenziali finanziatori per facilitare la recezione del tuo messaggio e progetto. Se vuoi approfondire l’argomento, abbiamo realizzato un articolo ad hoc dedicato a come costruire una proposta di documentario .

2.  Usa un template di budget professionale

Fai emergere la tua esperienza, soprattutto presentando un modello di budget professionale e ben organizzato. Ad oggi esistono in rete dei format che puoi usare e personalizzare, immettendo anche i costi dell’elemento pubblicitario. L’utilizzo di questo documento impressionerà i finanziatori e li aiuterà ad avere fiducia nelle tue capacità per portare a termine il lavoro nel modo giusto.

3.   Fai una stima dei tempi di produzione e post-produzione del tuo documentario

Includi ogni voce relativa a quanto tempo ti occorrerà per completare l’intera realizzazione del progetto: dalla pre-produzione/ricerca, alla produzione/ripresa fino alla post-produzione/montaggio e consegna del materiale. Tutto ciò implica una dettagliata analisi dei costi di viaggi, pasti, noleggio di attrezzature e assicurazioni varie. Ti sembra eccessivo? Ricorda: ogni cosa avrà un peso sul tuo budget. Questi sono tutti elementi essenziali che ti aiuteranno a stimare, in modo accurato e preciso, i costi su ogni aspetto della creazione del tuo documentario.

4.  Calcola il peso di risorse umane per la parte creativa

Valuta attentamente gli elementi stilistici ed il peso di risorse umane per la parte creativa ma anche, la transmedialità del tuo progetto perché questi elementi hanno una oggettiva rilevanza ai fini del budget.

5.   Parla con il tuo eventuale team di produzione e i fornitori

Se il tuo progetto è co-gestito con altri membri, prima di prendere decisioni, discuti con loro dell’equipe tecnica e dei fornitori. Se sei da solo, ai fini del budget devi comprendere chi e quante persone coinvolgere, di che livello professionale e di quali attrezzature avrai bisogno. Già questo step implica una tua capacità negoziale. Cerca di settare una tariffa giornaliera come riferimento, al di là di ulteriori proposte forfettarie. Anche per questo, fai del tuo meglio per mappare quanto tempo ci vorrà per completare ogni fase. Ti consigliamo di tenere un’agenda accurata di questi convenuti accordi. Con i fornitori, cerca di ottenere le loro stime per iscritto in modo da non dover negoziare di nuovo quando è tempo di girare.

6.  Sii onesto con i numeri

Nel calcolo dei tuoi costi, ricorda che il tuo potenziale investitore ha esperienza nel riconoscere stime fuori mercato. Nel caso in cui dovessi attingere ad esempio a banche dati di immagini o video, l’investitore sa bene che i costi di questi materiali sono ben inferiori rispetto ad una ripresa live. In questa evenienza, il tuo risparmio sui costi deve riflettersi sul budget, nell’ambito di un rapporto trasparente e che può solo aumentare la fiducia sull’integrità del tuo operato e creare presupposti per futuri lavori.

7.  Calcola sempre un extra budget

Che tu abbia buona esperienza o meno, calcola sempre un extra budget per gli imprevisti. Questo valore va da meno del 5% per i molto esperti, al 10% se stai cominciando. Sappiti quindi regolare per non incorrere poi in richieste di fondi supplementari da parte del tuo investitore e che non sono mai troppo ben accetti.

8.  Commissioni di sponsorizzazione fiscale

Non dimenticare di calcolare le commissioni di raccolta fondi addebitate dal tuo eventuale sponsor fiscale (sotto forma di voci integrate). Queste sono solitamente nell’ordine del 5%-8% ma è bene tu abbia certezza della loro entità prima di esporti.

9.   Fai vedere la tua bozza di budget ad un filmmaker più esperto di te

Se sei ancora all’inizio, la delicatezza di questa fondamentale tappa del tuo lavoro sarebbe bene sia vagliata da parte di un regista più esperto. Il beneficio non sarebbe solo di forma ed aspetti stilistici, quanto di costi evitabili o mal calcolati.

10.  Non smettere mai di fare rete

Cerca sempre di creare contatti per allargare il parterre dei tuoi amici e sostenitori. Considera che, anche se si spera sempre di avere uno sponsor unico che copra tutti i costi, molto spesso bisogna creare un paniere di fondi da varie fonti. Quindi, considera prioritario costruire una rete di amici e sostenitori. Puoi quindi dedicarti espressamente a mettere su un tuo team di poche persone con un taglio commerciale che agiscano come fundraisers ma anche buoni consiglieri sulle strategia da adottare ed essi stessi dentro una rete di contatti.

Questi sono, secondo noi, 10 punti cardine per l’elaborazione di un budget di documentario da presentare a potenziali investitori.

E tu? Avevi già considerato questi elementi? Ne inseriresti degli altri? Faccelo sapere!